DATEV E-Rechnung 2025: Was Steuerberater und ihre Mandanten jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt auch die Sendepflicht für alle Umsatzsteuerpflichtigen. Für Steuerkanzleien und ihre Mandanten ändert das die tägliche Arbeit grundlegend.
Die meisten DATEV-Nutzer sind noch nicht vollständig vorbereitet. Dieser Artikel klärt: Was gilt ab wann? Was muss in DATEV konfiguriert werden? Und was müssen Ihre Mandanten jetzt tun?
Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet
Die gesetzliche Grundlage: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes (2024).
Ab 01.01.2025 (bereits gültig): – Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. – Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD (ab Version 2.0.1), EN-16931-konform. – Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig (Ausnahme: Rechnungen unter 250 EUR Kleinbetragsregelung).
Ab 01.01.2027 (Sendepflicht): – Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden. – Ausnahme bis 31.12.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR dürfen noch sonstige Rechnungen senden — aber müssen E-Rechnungen empfangen.
Ab 01.01.2028: – Vollständige Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Was in DATEV konfiguriert werden muss
DATEV Rechnungswesen – E-Rechnung-Empfang: DATEV unterstützt den Empfang von XRechnung und ZUGFeRD ab Version 12.0 (Rechnungswesen). Aktualisierung prüfen. – ZUGFeRD-Verarbeitung: DATEV kann ZUGFeRD-Rechnungen automatisch einlesen — Buchungs- vorschläge werden aus der XML-Struktur generiert. – E-Rechnung-Versand: Ab DATEV Rechnungswesen 13.0 / Auftragswesen next ist der Versand von ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus DATEV möglich.
DATEV Unternehmen online – E-Rechnungseingang: Mandanten können E-Rechnungen direkt in Unternehmen online hochladen — automatische Vorkontierung möglich. – Anbindung: DATEV E-Rechnung-Service verbindet Mandant und Kanzlei direkt.
DATEV DMS – Archivierungspflicht: E-Rechnungen (XML) müssen unveränderlich archiviert werden. DATEV DMS unterstützt dies — Konfiguration der Archivierungsregeln prüfen.
Welche Formate sind zulässig?
| Format | Typ | Zulässig ab 2025 | Empfehlung | |—|—|—|—| | XRechnung | Reines XML | ✅ | Für öffentliche Auftraggeber Pflicht | | ZUGFeRD 2.x | PDF + XML (hybrid) | ✅ | Empfohlen für KMU — lesbar + maschinenlesbar | | ZUGFeRD 1.0 | PDF + XML (alt) | ❌ | Nicht EN-16931-konform | | Factur-X | Französisches Äquivalent zu ZUGFeRD | ✅ | Für internationale Rechnungen | | Einfaches PDF | Kein strukturiertes Format | ❌ (ohne Zustimmung) | Auslaufen lassen |
Empfehlung für die meisten KMU: ZUGFeRD 2.x (Profil COMFORT oder EN 16931). Die Rechnung bleibt als PDF lesbar — enthält aber die maschinenlesbare XML-Struktur für automatische Verarbeitung.
Was Ihre Mandanten jetzt tun müssen
Sofort (bereits Pflicht): 1. E-Rechnungsempfang sicherstellen — welche Software verarbeitet eingehende XRechnung/ZUGFeRD? 2. E-Mail-Postfach oder Rechnungsportal prüfen: Werden eingehende XML-Anhänge verarbeitet oder ignoriert? 3. Buchhaltungssoftware aktualisieren: Kann das System ZUGFeRD lesen?
Kurzfristig (bis Ende 2025): 1. E-Rechnung-Versand testen: ZUGFeRD-Rechnungen aus DATEV oder der Faktura-Software senden. 2. Lieferanten informieren: Welche Ihrer Lieferanten können bereits E-Rechnungen empfangen? 3. Archivierung konfigurieren: XML-Originale müssen GoBD-konform archiviert werden.
Als Steuerberater: – Mandanten-Checkliste erstellen und aktiv ansprechen – DATEV-Konfiguration prüfen: Rechnungswesen-Version, DMS-Archivierung, Unternehmen online – Mandanten ohne DATEV: Welche Alternative nutzen sie? Ist E-Rechnung dort möglich?
Häufige Fehler bei der E-Rechnung-Einführung
Fehler 1: Nur das PDF archivieren ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei. Steuerrechtlich relevant ist die XML-Datei — das PDF allein reicht nicht für die GoBD-konforme Archivierung.
Fehler 2: E-Rechnung = E-Mail mit PDF Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Die strukturierte XML-Datei (XRechnung oder ZUGFeRD) ist das entscheidende Element.
Fehler 3: Keine Rückfallregel Was passiert, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnung sendet? Kanzleien und Mandanten brauchen klare Prozesse für den Übergangszeitraum.
Stüber Computer: DATEV E-Rechnung technisch einrichten
Als DATEV-erfahrenes IT-Systemhaus in Düsseldorf unterstützen wir Steuerkanzleien und ihre Mandanten bei der technischen Einrichtung der E-Rechnung:
- DATEV-Versionsprüfung und -Update (Rechnungswesen, Unternehmen online, DMS)
- Konfiguration des ZUGFeRD-Empfangs und -Versands in DATEV
- GoBD-konforme Archivierungsregeln in DATEV DMS einrichten
- Technische Beratung für Mandanten ohne DATEV (alternative Lösungen)
- Kombination mit Managed IT Services für laufende
Betreuung
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DATEV E-Rechnung einrichten lassen: ☎ 0211 9779 958 | Kontaktformular
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