DATEV Backup: So sichern Sie Ihre Kanzlei-Daten richtig
Mandantendaten, Jahresabschlüsse, Lohnabrechnungen, DMS-Dokumente — geht das verloren, drohen Haftungsansprüche und der Verlust langjähriger Mandantenbeziehungen.
Das Problem: Viele Kanzleien verlassen sich darauf, dass DATEV die Daten sichert. Das ist ein Irrtum. DATEV sichert Rechenzentren und Verfügbarkeit — nicht Ihre lokalen Daten. Für Ihre Daten sind Sie selbst verantwortlich.
Was DATEV sichert — und was nicht
Was DATEV absichert: – Rechenzentrum-Verfügbarkeit (Redundanz, Notstrom, Klimatisierung) – 99,9 % Hochverfügbarkeit bei DATEV PARTNERasp – Datensicherung im DATEV-Rechenzentrum (nur bei PARTNERasp-Kunden)
Was Sie selbst sichern müssen: – Lokale DATEV-Datenbanken auf Ihrem Server – DATEV-Konfigurationen und Druckerspooler-Einstellungen – Lokale Dokumente und E-Mails, die nicht in DATEV DMS liegen – DATEV Unternehmen online: die lokalen Exportdaten – Windows-System und Benutzerprofile der Workstations
Wer DATEV auf einem eigenen Server betreibt, ist für das komplette Backup selbst verantwortlich.
Was professionelle DATEV-Datensicherung Ihrer Kanzlei erspart
Ein funktionierendes Backup-Konzept ist keine IT-Ausgabe — es ist eine Absicherung gegen existenzielle Risiken:
- Kein Datenverlust: Mandantendaten, Jahresabschlüsse und DMS-Dokumente sind
wiederherstellbar — nach Ransomware, Hardwareausfall oder versehentlichem Löschen. – Kein Haftungsrisiko: GoBD schreibt 10 Jahre Aufbewahrungspflicht vor. DSGVO erfordert verschlüsselte Sicherung. Ein lückenloses Backup-Protokoll schützt vor Bußgeldern. – Kürzere Ausfallzeit: Mit getesteten Backups dauert die Wiederherstellung Stunden — nicht Wochen. Ihr Kanzleibetrieb läuft schneller wieder. – Kein Lösegeld: Bei einem Ransomware-Angriff mit funktionierendem Backup zahlen Sie nichts. Ohne Backup ist Zahlen oft die einzige Option.
Die 3-2-1-Backup-Regel für DATEV-Kanzleien
Die Basis aller professionellen Backup-Strategien:
- 3 Kopien der Daten (1× Original + 2× Backup)
- 2 verschiedene Speichermedien (z.B. NAS + Cloud)
- 1 Kopie an einem anderen Ort (offsite oder Cloud)
| Ebene | Medium | Häufigkeit | Aufbewahrung | |—|—|—|—| | Lokal (schnell) | NAS im Kanzleinetzwerk | Täglich, inkrementell | 14 Tage | | Offsite (sicher) | Cloud-Backup (verschlüsselt) | Täglich, vollständig | 90 Tage | | Archiv (langfristig) | Externe Festplatte (offline) | Wöchentlich | 1 Jahr |
Welche DATEV-Daten müssen gesichert werden?
DATEV-Datenbank (SQL Server) Enthält alle Mandantendaten, Buchungen, Lohndaten. Tägliche Sicherung ist Pflicht. SQL- Datenbanken brauchen eine datenbankkonsistente Sicherung (VSS-Writer oder SQL Backup Agent) — keine einfache Datei-Kopie.
DATEV DMS-Dokumente Belege, Verträge, E-Mails — je nach Kanzleigröße mehrere hundert Gigabyte. Tägliche Sicherung mit Versionierung empfohlen.
DATEV-Konfiguration Druckereinstellungen, Benutzerkonfigurationen, Arbeitsplatzeinstellungen. Selten geändert — im Schadensfall mühsam manuell wiederherzustellen.
E-Mail-Archiv Bei E-Mails in DATEV oder angebundenen Archivsystemen: GoBD schreibt 6–10 Jahre Aufbewahrung vor.
Backup-Software für DATEV
Veeam Backup & Replication Marktführer für Windows/Hyper-V/VMware. VSS-aware, SQL-Server-Backup, granulare Wiederherstellung. Für Kanzleien mit eigenem Server die erste Wahl.
Acronis Cyber Protect Backup kombiniert mit Endpoint-Security. Einfach zu verwalten, Cloud-Backup inklusive. Geeignet für kleinere Kanzleien ohne eigene IT-Abteilung.
Windows Server Backup Kostenlos im Windows Server enthalten. Ausreichend für sehr kleine Kanzleien — aber keine Cloud-Integration und eingeschränkte Wiederherstellungsoptionen.
Backup ohne Test ist kein Backup
Empfohlene Testfrequenz:
- Monatlich: Wiederherstellung einer einzelnen Datei aus DMS
- Quartalsweise: Vollständige Test-Wiederherstellung in isolierter Umgebung
- Jährlich: Disaster-Recovery-Test — vollständige Wiederherstellung auf neuer Hardware oder VM
Viele Kanzleien stellen beim ersten echten Schadensfall fest: Das Backup war vorhanden — hat aber nicht funktioniert.
DSGVO und GoBD: Was Kanzleien beachten müssen
GoBD: Steuerrelevante Daten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Backups müssen unveränderlich gespeichert sein (WORM-Speicher oder unveränderliche Cloud-Snapshots).
DSGVO: Personenbezogene Daten (Mandantendaten, Lohndaten) müssen verschlüsselt gesichert werden — lokal und in der Cloud. Das Backup-System muss im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert sein.
Datenlöschung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen auch Backup-Kopien sicher gelöscht werden.
Stüber Computer: DATEV Backup für Kanzleien in Düsseldorf
Als DATEV-erfahrenes IT-Systemhaus in Düsseldorf richten wir professionelle Backup-Lösungen für Steuerkanzleien ein — GoBD-konform, DSGVO-gerecht und vollständig überwacht.
- Backup-Analyse: Was wird gesichert, wie oft, wie lange?
- Einrichtung Veeam oder Acronis für DATEV-Umgebungen
- Cloud-Backup mit verschlüsselter Übertragung und Speicherung
- Monatliche Test-Wiederherstellung und Protokollierung
- GoBD-Dokumentation für Ihre Buchhaltungs-Software
Kombinierbar mit Managed IT Services und DATEV Hosting vs. eigener Server.
—
DATEV-Backup prüfen lassen: ☎ 0211 9779 958 | Kontakt
Weiterführend: DATEV E-Rechnung 2025 — Was Kanzleien jetzt einrichten müssen
