DATEV E-Rechnung Pflicht 2025 — Was Kanzleien jetzt tun müssen

Die E-Rechnungspflicht 2025 betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich — und stellt besonders Steuerberatungskanzleien vor neue Anforderungen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Was das für DATEV-Anwender bedeutet, welche Fristen gelten und wie die technische Umsetzung aussieht, erklärt dieser Artikel.

E-Rechnung Pflicht 2025: Was gilt ab wann?

Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und tritt in Stufen in Kraft:

• Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0) empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich.
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Versenden strukturierter E-Rechnungen für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro.
• Ab 1. Januar 2028: Pflicht zum Versenden für alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStG) und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und Rechnungen ins Ausland sind ebenfalls ausgenommen.

E-Rechnung Pflicht in Kanzleien: Was ändert sich konkret?

Für Steuerberatungskanzleien und ihre Mandanten bedeutet die E-Rechnungspflicht mehrere Veränderungen im laufenden Betrieb:

Eingangsrechnungen verarbeiten

Seit Januar 2025 erhalten Kanzleien und Unternehmen strukturierte E-Rechnungen — diese müssen verarbeitet, archiviert und in die Buchhaltung übernommen werden. DATEV Unternehmen Online unterstützt den Import von XRechnung und ZUGFeRD. Entscheidend ist die GoBD-konforme Archivierung: Die strukturierten Daten müssen in ihrer Originalform aufbewahrt werden.

Ausgangsrechnungen stellen

Ab 2027 bzw. 2028 müssen Kanzleien und Unternehmen selbst strukturierte E-Rechnungen ausstellen. DATEV bietet hierfür entsprechende Funktionen: DATEV Rechnungswesen unterstützt die Ausgabe als XRechnung und ZUGFeRD. Die Einrichtung erfordert Anpassungen am Rechnungsstellungsprozess.

DATEV und E-Rechnung: Was Kanzleien jetzt tun sollten

• DATEV-Version prüfen: Aktuelle DATEV-Versionen unterstützen E-Rechnungen. Veraltete Installationen müssen upgedatet werden — das ist eine Aufgabe für den IT-Betreuer.
• Empfangsprozesse einrichten: Wie kommen E-Rechnungen in die Kanzlei? Per E-Mail, Peppol-Netzwerk oder Upload? Der Empfangsprozess muss definiert und getestet sein.
• Archivierung sicherstellen: XRechnung und ZUGFeRD-Dateien müssen GoBD-konform unveränderlich archiviert werden — nicht nur als PDF.
• Mandanten informieren: Kanzleien sollten ihre Mandanten proaktiv auf die Empfangspflicht hinweisen und bei der Einrichtung unterstützen.

XRechnung und ZUGFeRD — der Unterschied

Zwei Formate dominieren die deutsche E-Rechnungslandschaft:

• XRechnung: Rein strukturiertes XML-Format. Maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Viewer schwer lesbar. Vorgeschrieben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (seit 2020).
• ZUGFeRD ab Version 2.0: Hybridformat — enthält ein lesbares PDF und eingebettete XML-Daten. Für die meisten KMU die praktischere Wahl, da das PDF weiterhin vorhanden ist.

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. DATEV unterstützt beide.

Technische Umsetzung: Wer hilft bei der Einrichtung?

Die technische Einrichtung der E-Rechnung in DATEV-Umgebungen ist keine reine Softwareaufgabe — sie berührt auch die IT-Infrastruktur, E-Mail-Server-Konfigurationen und Archivierungssysteme. Als IT-Spezialist für DATEV-Kanzleien in Düsseldorf und NRW unterstützen wir bei:

• DATEV-Update auf E-Rechnung-fähige Version
• Einrichtung des E-Rechnungsempfangs (E-Mail-Routing, Postfächer)
• Integration in Cloud-Workflows (Microsoft 365, SharePoint)
• GoBD-konforme Archivierungslösung einrichten oder prüfen
• Test des gesamten Prozesses (Empfang, Verarbeitung, Archivierung)

Das BSI empfiehlt für alle Unternehmensdaten — auch E-Rechnungen — sichere Speicherung und revisionssichere Archivierung.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2025

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen — auch für Kleinunternehmer. Die Versandpflicht gilt erst ab 2027 bzw. 2028 und hat Umsatzschwellen.

Reicht es, eine E-Rechnung als PDF per E-Mail zu senden?
Nein. Ein einfaches PDF ist ab 2027 nicht mehr ausreichend. Es muss ein strukturiertes Format (XRechnung oder ZUGFeRD 2.x) verwendet werden.

Was passiert, wenn ich die Fristen nicht einhalte?
Der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, wenn Rechnungen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Bei Betriebsprüfungen können nicht-konforme Rechnungen beanstandet werden.

Unterstützt DATEV die E-Rechnungspflicht?
Ja. Aktuelle DATEV-Versionen unterstützen Empfang und Versand von XRechnung und ZUGFeRD. Voraussetzung ist eine aktuelle DATEV-Installation — das sollte Ihr IT-Betreuer prüfen.