CTI DATEV — Computer Telephony Integration in Verbindung mit DATEV — ermöglicht es Steuerberatungskanzleien, beim eingehenden Anruf eines Mandanten automatisch die zugehörigen DATEV-Mandantendaten auf dem Bildschirm anzuzeigen. Das spart Zeit, verhindert Suchaufwand und verbessert den Service: der Mitarbeiter sieht noch vor dem Abheben, wer anruft und kann die Akte sofort öffnen.
Was ist CTI — und wie funktioniert es in DATEV-Kanzleien?
CTI (Computer Telephony Integration) bezeichnet die Kopplung zwischen der Telefonanlage einer Kanzlei und dem Computersystem. In DATEV-Umgebungen bedeutet das konkret: Wenn ein Mandant anruft, erkennt das CTI-System die Rufnummer, gleicht sie mit den hinterlegten Nummern in der DATEV-Mandantenverwaltung ab und zeigt automatisch die Mandantenakte an.
Die technische Verbindung erfolgt über ein CTI-Middleware-Modul, das zwischen der Telefonanlage (oder VoIP-Anlage) und DATEV vermittelt. Voraussetzung ist eine TAPI-fähige Telefonanlage oder ein modernes VoIP-System mit TAPI-Emulation sowie die entsprechende Software-Schnittstelle für DATEV.
Vorteile von CTI DATEV für Steuerberatungskanzleien
- Sofortige Mandantenidentifikation: Beim Klingeln erscheint der Mandantenname, die Mandantennummer und der zuständige Sachbearbeiter auf dem Bildschirm. Kein Suchen im DATEV-Mandantenstamm während des Gesprächs.
- Schnelleres Öffnen der Akte: Mit einem Klick auf das CTI-Popup öffnet sich die DATEV-Mandantenakte. Bearbeitungszeit für wiederkehrende Fragen reduziert sich deutlich.
- Gesprächsprotokollierung: Viele CTI-Systeme ermöglichen die automatische Protokollierung von Anrufen mit Zeitstempel, Gesprächsdauer und zugehöriger Mandantennummer — für die Zeiterfassung in DATEV.
- Direktwahl aus DATEV heraus: Umgekehrt kann aus DATEV heraus direkt die Mandantentelefonnummer angewählt werden — ohne manuelle Eingabe.
- Zeiterfassung: Anrufzeiten können mit einem Klick als Tätigkeit in DATEV erfasst werden — für eine lückenlose Stundenabrechnung.
CTI DATEV einrichten: Voraussetzungen und Ablauf
Die Einrichtung von CTI in einer DATEV-Kanzlei setzt folgende Komponenten voraus:
- TAPI-fähige Telefonanlage: Klassische ISDN-Anlagen mit TAPI-Schnittstelle oder moderne VoIP-Anlagen (z. B. STARFACE, Auerswald, Unify) mit TAPI-Emulation oder SIP-TAPI-Brücke.
- TAPI-Treiber: Jeder Arbeitsplatz, der CTI nutzen soll, benötigt den passenden TAPI-Treiber der Telefonanlage oder einen Software-TAPI-Client.
- CTI-Software: Ein CTI-Middleware-Programm (z. B. ESTOS ProCall, Teles, Estos ECSTA) verbindet TAPI-Schnittstelle mit DATEV-Mandantenstamm.
- DATEV-Konfiguration: In DATEV wird die Rufnummernzuordnung für jeden Mandanten gepflegt. Nur Mandanten mit hinterlegter Rufnummer werden bei eingehenden Anrufen erkannt.
Die Einrichtung dauert — je nach bestehender Infrastruktur — zwischen einem halben und einem vollen Arbeitstag. Wir richten CTI für DATEV-Kanzleien in Düsseldorf und NRW ein, inklusive Telefonanlage-Konfiguration, TAPI-Treiber-Installation und DATEV-Datenpflege.
CTI und DSGVO: Was Kanzleien beachten müssen
CTI-Systeme verarbeiten Anruferdaten — Rufnummern und Verbindungsdaten — und verknüpfen diese mit Mandantendaten. Das ist aus DSGVO-Sicht relevant:
- Auftragsverarbeitungsvertrag: Wenn der CTI-Anbieter oder IT-Dienstleister Zugriff auf die verarbeiteten Anrufdaten hat, ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO erforderlich.
- Speicherung von Gesprächsdaten: Wenn Anrufprotokolle oder Gesprächsmitschnitte gespeichert werden, gelten Aufbewahrungsfristen und Informationspflichten gegenüber Mandanten.
- Datensparsamkeit: Es sollten nur die für die Kanzlei notwendigen Anruferdaten verarbeitet werden — keine unnötige Langzeitspeicherung von Verbindungsdaten.
Das BSI empfiehlt für Telefonanlagen in datenschutzsensiblen Umgebungen besondere Sicherheitsmaßnahmen — insbesondere bei VoIP-Systemen, die über das Internet verbunden sind. Unsere IT-Betreuung für Steuerberater berücksichtigt diese Anforderungen bei der CTI-Einrichtung.
CTI DATEV in Düsseldorf und NRW einrichten lassen
Als IT-Systemhaus mit Erfahrung in DATEV-Umgebungen richten wir CTI für Steuerberatungskanzleien in Düsseldorf, Neuss, Köln und ganz NRW ein. Wir prüfen die bestehende Telefonanlage auf TAPI-Kompatibilität, installieren den passenden CTI-Client und konfigurieren die DATEV-Rufnummernzuordnung. Für komplexere Anforderungen — etwa CTI in Kombination mit DATEV PARTNERasp oder mehreren Kanzleistandorten — planen wir die Lösung individuell.
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Wir helfen Ihnen weiter — von der ersten Beratung bis zur Umsetzung. Rufen Sie uns an unter 0211 9779 958 oder schreiben Sie uns.
CTI DATEV: Häufige Fragen
Funktioniert CTI auch mit DATEV PARTNERasp oder SmartIT?
Ja — CTI lässt sich auch in Cloud-basierten DATEV-Umgebungen einrichten. Der CTI-Client läuft auf dem lokalen Arbeitsplatz und kommuniziert über TAPI mit der Telefonanlage. Die DATEV-Programmverknüpfung erfolgt über die im Netzwerk erreichbare DATEV-Datenbank. Bei PARTNERasp und SmartIT ist die Konfiguration etwas aufwändiger, aber technisch möglich.
Können alle Mitarbeiter gleichzeitig CTI nutzen?
Ja — die meisten CTI-Systeme sind Mehrplatz-fähig. Jeder Arbeitsplatz benötigt einen TAPI-Client und Zugang zur CTI-Middleware. Die Lizenzkosten der CTI-Software richten sich in der Regel nach der Anzahl der gleichzeitigen Nutzer.
