Das DATEV Scan-Modul ist eine Schlüsselkomponente für Steuerkanzleien, die ihre Belegverarbeitung digitalisieren wollen. Es ermöglicht die automatisierte Erfassung und Zuordnung von gescannten Dokumenten direkt in DATEV — ohne manuelle Dateneingabe. Wir erklären was das DATEV Scan-Modul kann, wie es eingerichtet wird und welche Scanner empfehlenswert sind.
Was ist das DATEV Scan-Modul?
Das DATEV Scan-Modul (offiziell: DATEV Belege online) ist eine DATEV-Softwarekomponente, die gescannte Belege automatisch verarbeitet, verschlagwortet und in den DATEV-Datenbestand einpflegt. In Kombination mit einem geeigneten Scanner entsteht so ein weitgehend automatisierter digitaler Belegeingang — ohne manuelle Übertragung von Daten.
Hauptfunktionen:
- Automatische Texterkennung (OCR): Beträge, Datum, Lieferant werden automatisch erkannt
- Automatische Zuordnung: Belege werden Mandanten und Buchungskreisen zugeordnet
- Integration mit DATEV Rechnungswesen: Direkter Import in die FIBU ohne manuelle Erfassung
- Revisionssichere Archivierung: Gescannte Belege GoBD-konform ablegen
DATEV Scanner Empfehlungen — was passt für Kanzleien?
Nicht jeder Scanner ist für das DATEV Scan-Modul gleich gut geeignet. DATEV empfiehlt und zertifiziert bestimmte Scannermodelle, die optimal mit der Software zusammenarbeiten. Kriterien für die Auswahl:
- Scannerbox DATEV: Die DATEV-eigene Scannerbox ist vollständig integriert und erfordert keine Treiberkonfiguration — empfehlenswert für Kanzleien ohne eigene IT
- Netzwerkscanner: Für Kanzleien mit mehreren Arbeitsplätzen — ein zentraler Scanner für alle
- Duplex-Funktion: Beidseitiges Scannen ist bei Kanzleien unverzichtbar
- Schnelligkeit: Mindestens 30 Seiten/Minute für produktiven Kanzleieinsatz
Bewährte Modelle die mit dem DATEV Scan-Modul gut funktionieren: Fujitsu ScanSnap-Reihe, Canon imageFormula-Reihe und die DATEV Scannerbox selbst. Wir beraten Sie bei der Auswahl je nach Kanzleigröße und Belegvolumen.
DATEV Scan-Modul einrichten — Schritt für Schritt
- Voraussetzungen prüfen: DATEV-Lizenz für das Scan-Modul muss freigeschaltet sein, kompatibler Scanner vorhanden
- Scanner installieren: Treiber und DATEV Scan-Software auf dem Scan-Arbeitsplatz einrichten
- Scan-Profile konfigurieren: Auflösung, Farbtiefe, Ausgabeformat (DATEV empfiehlt PDF/A) einstellen
- Mandanten-Zuordnung: Scan-Profile für jeden Mandanten und Buchungskreis anlegen
- DATEV-Integration aktivieren: Verbindung zum DATEV-Datenbestand einrichten und testen
- Mitarbeiter schulen: Typischerweise 1–2 Stunden für den produktiven Einsatz ausreichend
DATEV Scannerbox — was steckt dahinter?
Die DATEV Scannerbox ist eine Komplettlösung bestehend aus einem zertifizierten Scanner und vorinstallierter DATEV-Scan-Software. Vorteil: keine Treiberkonfiguration, keine IT-Einrichtung — einfach anschließen und starten. Nachteil: höherer Preis als ein vergleichbarer Standardscanner. Für Kanzleien ohne eigene IT-Abteilung ist die Scannerbox eine zeitsparende Lösung.
Häufige Fragen zum DATEV Scan-Modul
Welche Scanner sind mit dem DATEV Scan-Modul kompatibel?
DATEV veröffentlicht eine aktuelle Kompatibilitätsliste auf der DATEV-Website. Grundsätzlich funktionieren die meisten TWAIN-kompatiblen Dokumentenscanner — optimale Ergebnisse liefern aber DATEV-zertifizierte Modelle.
Was kostet das DATEV Scan-Modul?
Das Scan-Modul ist Teil der DATEV-Lizenzierung. Die Kosten hängen von Ihrem DATEV-Vertrag ab. Hinzu kommen einmalige Einrichtungskosten. Nach einem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein konkretes Angebot: 0211 9779 958
Kann das Scan-Modul auch mit DATEV Unternehmen Online kombiniert werden?
Ja — für den vollständigen digitalen Belegkreislauf können Mandanten Belege per App einreichen (Unternehmen Online) während die Kanzlei physische Belege über das Scan-Modul verarbeitet. Beide Wege landen im selben DATEV-Datenbestand.
Weiterführend: DATEV Systembetreuung · DATEV DMS & Dokumentenmanagement · DATEV Unternehmen Online
