DATEV Unternehmen Online ist das digitale Mandantenportal von DATEV — Kanzleien können darüber Belege, Buchungsdaten und Dokumente mit ihren Mandanten austauschen, ohne physische Belege oder unsichere E-Mail-Attachments. Wer DATEV Unternehmen Online einrichten möchte, benötigt einen klaren Ablauf: von der Mandantenregistrierung über die Konfiguration der Belegfreigabe bis zur Anbindung an die DATEV-Programme. Dieser Ratgeber beschreibt die wichtigsten Schritte.
DATEV Unternehmen Online einrichten: Voraussetzungen
Bevor die Einrichtung beginnt, müssen einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein:
- DATEV-Lizenz: Die Kanzlei benötigt eine aktive DATEV Unternehmen Online-Lizenz. Diese wird über DATEV bezogen — wir koordinieren die Bestellung als IT-Spezialist für DATEV-Systembetreuung.
- DATEV SmartCard: Für die Anmeldung bei DATEV Unternehmen Online benötigt jeder Kanzleimitarbeiter und jeder Mandant eine gültige DATEV SmartCard oder ein mIDentity-Stick.
- DATEV-Programm: DATEV Unternehmen Online wird typischerweise mit DATEV Rechnungswesen, DATEV Buchhalter oder DATEV Kostenrechnung verbunden. Die entsprechenden DATEV-Programme müssen installiert und aktuell sein.
- Internetverbindung: Stabile Leitung für Kanzlei und Mandanten. DATEV Unternehmen Online ist vollständig webbasiert.
DATEV Unternehmen Online Schritt für Schritt einrichten
Die Einrichtung von DATEV Unternehmen Online gliedert sich in fünf Hauptphasen:
Schritt 1: Kanzlei-Zugang aktivieren
Die Kanzlei meldet sich im DATEV-Portal unter meineDATEV an und aktiviert das Modul DATEV Unternehmen Online für ihre Lizenz. Hierbei werden die Kanzleidaten hinterlegt und die Administrationsrechte für DATEV UO eingerichtet. Dieser Schritt erfolgt einmalig und legt die Grundlage für alle weiteren Mandantenregistrierungen.
Schritt 2: Mandanten registrieren
Für jeden Mandanten, der DATEV Unternehmen Online nutzen soll, wird im DATEV-Portal ein Zugang angelegt. Der Mandant erhält eine Registrierungseinladung per E-Mail, meldet sich mit seiner DATEV SmartCard an und bestätigt die Nutzungsvereinbarung. Die Kanzlei genehmigt den Zugang im DATEV-Portal.
Schritt 3: Datenkreise konfigurieren
In DATEV Unternehmen Online werden sogenannte Datenkreise angelegt — diese definieren, welche Daten zwischen Kanzlei und Mandant ausgetauscht werden. Typische Datenkreise sind:
- Belegfreigabe: Mandant fotografiert Belege und gibt sie zur Buchung frei
- Berichte: Kanzlei stellt Auswertungen (BWA, Jahresabschluss) digital bereit
- Lohnbelege: Gehaltsabrechnungen digital bereitstellen
Jeder Datenkreis wird individuell konfiguriert — welche Mitarbeiter in der Kanzlei Zugriff haben, welche Dokumente freigegeben werden, welche Genehmigungen notwendig sind.
Schritt 4: Anbindung an DATEV-Programme
DATEV Unternehmen Online verbindet sich mit den lokalen DATEV-Programmen über den DATEV Unternehmen Online-Connector. Dieser wird einmalig konfiguriert und stellt sicher, dass Belegdaten aus dem Portal automatisch in DATEV Rechnungswesen oder DATEV Buchhalter übertragen werden. Die Anbindung erfolgt über die DATEV-Einstellungen in den jeweiligen Programmen.
Schritt 5: Mandanten einweisen und go-live
Nach technischer Einrichtung werden Mandanten in der Nutzung von DATEV Unternehmen Online eingewiesen — Belegerfassung per App (DATEV Kassenbon), Freigabeprozesse und die Einsicht in Auswertungen. Die DATEV-eigene App ist einfach zu bedienen; die Einweisung dauert in der Regel unter 30 Minuten.
Häufige Probleme beim Einrichten von DATEV Unternehmen Online
In der Praxis treten bei der Einrichtung immer wieder ähnliche Probleme auf:
- SmartCard-Probleme beim Mandanten: Der Mandant hat keine DATEV SmartCard oder das Lesegerät ist nicht korrekt installiert. Lösung: mIDentity USB-Stick als Alternative, Treiber-Installation per Fernbetreuung.
- Registrierungseinladung nicht empfangen: E-Mail landet im Spam-Ordner oder wurde an eine falsche Adresse gesandt. Einladung kann im DATEV-Portal erneut versendet werden.
- Connector-Verbindungsfehler: Der DATEV Unternehmen Online-Connector verbindet sich nicht mit dem lokalen DATEV-Programm. Häufige Ursachen: Firewall-Einstellungen, veralteter Connector oder fehlerhafte DATEV-Konfiguration.
- Datenkreis-Konfigurationsfehler: Belege landen nicht in der richtigen Buchungsmappe oder werden doppelt übertragen. Die Datenkreis-Einstellungen müssen in den DATEV-Programmen korrekt hinterlegt sein.
Alle diese Probleme lassen sich in der Regel per Fernbetreuung diagnostizieren und beheben. Die DATEV Unternehmen Online Dokumentation enthält eine detaillierte Fehlerbehebungs-Anleitung.
DATEV Unternehmen Online einrichten lassen — Stüber Computer
Die Einrichtung von DATEV Unternehmen Online für Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten übernehmen wir vollständig — von der Lizenzkoordination über die technische Einrichtung bis zur Mandanten-Einweisung. Als IT-Spezialist für DATEV Unternehmen Online in Düsseldorf und NRW richten wir das System so ein, dass Belegfreigaben und Datenaustausch reibungslos funktionieren.
Kontaktieren Sie uns: 0211 9779 958 oder Kontaktformular. Wir analysieren Ihre aktuelle DATEV-Situation und planen die Einrichtung gemeinsam mit Ihnen.
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