Was ist DATEV DMS?
DATEV DMS (Dokumentenmanagement-System) ist die zentrale Lösung von DATEV für die digitale Ablage, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in Steuerkanzleien und Steuerberatungsgesellschaften. Es ermöglicht die revisionssichere, strukturierte Ablage aller kanzleirelevanten Unterlagen — von Mandantendokumenten über Bescheide bis hin zu internen Protokollen.
Mit DATEV DMS arbeiten Kanzleimitarbeiter, Steuerberater und Mandanten an einem gemeinsamen digitalen Dokumentenbestand. Papierordner, E-Mail-Anhänge und lokale Dateien gehören der Vergangenheit an.
DATEV DMS classic vs. ELO for DATEV — die Unterschiede
DATEV bietet zwei Varianten des Dokumentenmanagements an, die sich in Leistungsumfang und Zielgruppe unterscheiden:
DATEV DMS classic
Die bewährte Lösung für kleine bis mittelgroße Kanzleien. DMS classic ist direkt in die DATEV-Arbeitsplatzumgebung integriert und bietet:
- Strukturierte Ablage nach Mandanten, Jahren und Dokumententypen
- Versionierung und Kommentarfunktion
- Direktes Öffnen aus DATEV-Anwendungen (z.B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen)
- Recherche und Volltextsuche
ELO for DATEV
Die leistungsstarke Variante auf Basis des ELO ECM-Systems, ideal für größere Kanzleien und komplexe Anforderungen. ELO for DATEV bietet zusätzlich:
- Workflows für Freigabe- und Prüfprozesse
- Erweiterte Zugriffsrechte und Rollenkonzepte
- Schnittstellen zu weiteren Systemen (z.B. DATEV Unternehmen online)
- GoBD-konforme, revisionssichere Langzeitarchivierung
- Mandantenportal-Integration
Vorteile von DATEV DMS für Ihre Kanzlei
Ein professionelles Dokumentenmanagement mit DATEV DMS bringt Ihrer Kanzlei spürbare Vorteile:
- Zeitersparnis: Dokumente werden sekundenschnell gefunden — keine manuelle Suche in Ordnern
- GoBD-Konformität: Revisionssichere Archivierung erfüllt alle steuerrechtlichen Anforderungen
- Homeoffice-fähig: Zugriff auf Dokumente von überall — ideal für dezentrales Arbeiten
- Mandantenservice: Dokumente können sicher mit Mandanten geteilt werden
- Weniger Papier: Spart Druckkosten, Lagerplatz und schont die Umwelt
- Sicherheit: Zugriffsrechte, Verschlüsselung und automatische Backups schützen sensible Kanzleidaten
Migration zu DATEV DMS — Schritt für Schritt
Die Migration bestehender Dokumente in DATEV DMS erfordert sorgfältige Planung. Als erfahrener IT-Dienstleister für Steuerkanzleien begleiten wir Sie durch den gesamten Prozess:
- Analyse: Bestandsaufnahme aller bestehenden Dokumentenstrukturen (lokale Laufwerke, Netzwerkordner, E-Mail-Archive)
- Konzept: Definition der Kanzlei-spezifischen Ablagestruktur und Zugriffsrechte
- Migration: Übertragung bestehender Dokumente in DATEV DMS — mit Prüfung auf Vollständigkeit
- Schulung: Einweisung aller Mitarbeiter in die neue Arbeitsweise
- Betrieb: Laufende IT-Betreuung, Updates und Support bei Problemen
Wir betreuen Steuerkanzleien und KMU im Raum Düsseldorf, Neuss, Ratingen und ganz NRW. Mehr zu unserem DATEV-Service und zur DATEV DMS Betreuung finden Sie auf unseren Serviceseiten.
Häufige Fragen zu DATEV DMS
Was kostet DATEV DMS?
Die Kosten für DATEV DMS hängen von der Variante (DMS classic oder ELO for DATEV), der Nutzerzahl und dem gebuchten Leistungsumfang ab. DATEV berechnet Lizenzgebühren monatlich oder jährlich. Zusätzlich fallen Kosten für Einrichtung, Migration und laufende IT-Betreuung an. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot — sprechen Sie uns an.
Ist DATEV DMS GoBD-konform?
Ja. Sowohl DATEV DMS classic als auch ELO for DATEV sind auf GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ausgelegt. Dokumente können nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden. Die Versionierung und Protokollierung erfüllen die Anforderungen der Finanzbehörden.
Kann ich DATEV DMS mit DATEV Unternehmen online verbinden?
Ja. Besonders ELO for DATEV bietet eine direkte Integration mit DATEV Unternehmen online. Belege, die Mandanten über das Portal hochladen, landen automatisch im DMS — strukturiert und sofort verfügbar für die Buchhaltung.
Wie lange dauert die Migration zu DATEV DMS?
Das hängt von der Menge vorhandener Dokumente und der bestehenden Struktur ab. Für eine mittelgroße Kanzlei mit 5–10 Arbeitsplätzen kalkulieren wir erfahrungsgemäß 1–3 Wochen für Analyse, Migration und Schulung. Wir sorgen dafür, dass der laufende Kanzleibetrieb nicht unterbrochen wird.
Läuft DATEV DMS auch über PARTNERasp?
Ja. Wenn Ihre Kanzlei DATEV-Software über DATEV PARTNERasp hostet, ist DATEV DMS in der Regel ebenfalls in der gehosteten Umgebung verfügbar. So haben alle Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff — ohne lokale Installation.
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Stüber Computer ist Ihr erfahrener IT-Partner für DATEV-Systeme in Düsseldorf und NRW. Wir beraten Sie zu DMS classic und ELO for DATEV, planen die Migration und übernehmen die laufende DATEV-Systembetreuung.
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