Microsoft verändert eine wichtige technische Schnittstelle in Microsoft 365: Exchange Web Services (EWS) werden in Exchange Online schrittweise abgeschaltet. Für Unternehmen ist das vor allem dann relevant, wenn Backup-Lösungen, E-Mail-Archivierungen, Fachanwendungen oder individuelle Schnittstellen über EWS auf Exchange Online zugreifen.
Für Mitarbeiter ändert sich im normalen Arbeitsalltag meist nichts. Der Handlungsbedarf liegt überwiegend im Hintergrund: Unternehmen sollten rechtzeitig klären, welche eingesetzten Microsoft-365-Lösungen noch EWS verwenden und ob der jeweilige Hersteller bereits eine Migration auf Microsoft Graph oder eine andere unterstützte Anbindung vorsieht.
Kurz gefasst: Microsoft beginnt nach aktuellem Stand am 1. Oktober 2026 mit der stufenweisen Deaktivierung von EWS in Exchange Online. Am 1. April 2027 soll EWS vollständig und dauerhaft abgeschaltet werden. Betroffene EWS-Anbindungen müssen vorher geprüft und auf Microsoft Graph oder eine vom Hersteller unterstützte Alternative umgestellt werden.
Stand der Terminangaben: 17. August 2026. Microsoft kann Zeitpläne und technische Vorgaben ändern; vor konkreten Maßnahmen sollten die aktuellen Herstellerinformationen geprüft werden.
Was sind Exchange Web Services (EWS)?
Exchange Web Services sind eine Programmierschnittstelle von Microsoft Exchange. Über EWS können Anwendungen beispielsweise auf E-Mails, Kalender, Kontakte und weitere Postfachdaten zugreifen. Für den normalen Benutzer bleibt diese Technik meist unsichtbar, weil sie im Hintergrund zwischen Microsoft 365 und einer angebundenen Anwendung arbeitet.
EWS wird oder wurde unter anderem von E-Mail-Archivierungen, Microsoft-365-Backup-Lösungen, Dokumentenmanagementsystemen, Kalender- und Terminlösungen, automatisierten E-Mail-Prozessen sowie individuell entwickelten Integrationen verwendet.
Microsoft hatte bereits 2018 angekündigt, EWS nicht mehr um neue Funktionen zu erweitern. Für Exchange Online ist inzwischen die Abschaltung geplant. Nach aktuellem Microsoft-Zeitplan beginnt die stufenweise Deaktivierung am 1. Oktober 2026; die vollständige Abschaltung ist für den 1. April 2027 vorgesehen.
Was ist die Microsoft Graph API?
Microsoft Graph ist die zentrale Programmierschnittstelle für zahlreiche Dienste in Microsoft 365. Anwendungen können darüber – abhängig von den vergebenen Berechtigungen – auf Funktionen und Daten aus Diensten wie Exchange Online, Microsoft Entra ID, Microsoft Teams, OneDrive oder SharePoint zugreifen.
Für viele bisherige EWS-Szenarien ist Microsoft Graph die von Microsoft vorgesehene Migrationsrichtung. Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes EWS-Verfahren ohne Prüfung eins zu eins ersetzt werden kann. Bei speziellen oder individuell entwickelten Integrationen muss geprüft werden, welche Graph-Funktion verfügbar ist und ob Anpassungen an Anwendung, Berechtigungen oder Prozesslogik erforderlich sind.
Warum ist die EWS-Abschaltung für Unternehmen praktisch relevant?
Die entscheidende Frage lautet nicht nur, ob ein Unternehmen Microsoft 365 nutzt. Entscheidend ist, ob eine Anwendung im Hintergrund EWS für den Zugriff auf Exchange Online verwendet. Eine solche Abhängigkeit fällt im Tagesgeschäft häufig erst auf, wenn eine Schnittstelle nicht mehr funktioniert.
Besonders relevant sind Prozesse, die dauerhaft und automatisiert laufen: Datensicherungen, Archivierungen, Dokumenten- oder Ticketsysteme sowie Fachanwendungen, die E-Mails oder Kalenderinformationen verarbeiten. Wird eine EWS-Abhängigkeit nicht rechtzeitig erkannt, kann der betreffende Prozess nach einer Sperrung von EWS nicht mehr wie vorgesehen auf Exchange Online zugreifen.
Welche Microsoft-365-Lösungen sollten geprüft werden?
Eine Bestandsaufnahme sollte vor allem folgende Bereiche einbeziehen:
- Microsoft 365 Backup und Cloud-to-Cloud-Backup
- E-Mail-Archivierung und revisionsbezogene Archivierungsprozesse
- CRM-, ERP-, DMS- und Ticketsysteme mit Exchange-Anbindung
- Scanner-, Workflow- und Automatisierungslösungen
- Kalender-, Raum- und Terminlösungen
- individuelle Skripte, Anwendungen und Schnittstellen
Für jede gefundene Anbindung sollte dokumentiert werden, welches Produkt und welche Version eingesetzt werden, welche Microsoft-365-Berechtigungen benötigt werden und ob der Hersteller die EWS-Migration bereits unterstützt. Microsoft stellt Administratoren außerdem Nutzungsinformationen und Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich EWS-Aktivitäten im Tenant untersuchen lassen.
Besonders wichtig: Microsoft 365 Backup und E-Mail-Archivierung
Backup und Archivierung verdienen bei der Prüfung besondere Aufmerksamkeit, weil sie regelmäßig und automatisiert auf Postfachdaten zugreifen. Ob eine konkrete Lösung betroffen ist, hängt jedoch von deren technischer Implementierung und Version ab. Der Produktname allein reicht für die Bewertung nicht aus.
Managed E-Mail-Archivierung
Bei einer betreuten E-Mail-Archivierung sollte geprüft werden, über welche Schnittstelle Nachrichten aus Exchange Online übernommen werden. Ist eine Umstellung oder erneute Autorisierung erforderlich, sollte sie vor der EWS-Deaktivierung eingeplant werden. Bei Full-Service-Lösungen kann das betreuende IT-Systemhaus die Herstelleranforderungen prüfen und die notwendige Änderung koordinieren.
Managed Cloud-to-Cloud Backup und Managed Backup
Dasselbe gilt für Microsoft-365-Datensicherungen. Nutzt ein Backup-Produkt EWS, muss geklärt werden, welches Update oder welche neue Autorisierung der Hersteller für Microsoft Graph vorsieht. Unternehmen, die ihre Backup-Lösung selbst verwalten, sollten den Migrationsstatus der eingesetzten Version direkt beim Hersteller prüfen.
Was sollten Unternehmen jetzt konkret tun?
- EWS-Nutzung erfassen: Anwendungen und Dienste identifizieren, die auf Exchange Online zugreifen. Dabei auch weniger sichtbare Hintergrundprozesse und Eigenentwicklungen berücksichtigen.
- Herstellerstatus prüfen: Für Drittanbieterprodukte klären, ob und ab welcher Version Microsoft Graph oder eine andere unterstützte Schnittstelle eingesetzt wird.
- Berechtigungen und Autorisierung prüfen: Bei einer Migration können neue App-Berechtigungen oder eine erneute Zustimmung im Microsoft-365-Tenant erforderlich sein. Diese sollten nach dem Prinzip der erforderlichen Mindestberechtigungen bewertet werden.
- Umstellung testen: Backup, Archivierung und Fachanwendungen nach der Änderung funktional prüfen. Entscheidend ist nicht nur eine erfolgreiche Anmeldung, sondern ob der vollständige Prozess weiterhin funktioniert.
- Dokumentation aktualisieren: Schnittstellen, App-Registrierungen, Verantwortlichkeiten und Herstellerinformationen in die technische Dokumentation aufnehmen.
Microsoft 365 benötigt laufende technische Pflege
Die EWS-Abschaltung zeigt, warum Microsoft-365-Administration nicht mit der einmaligen Einrichtung von Benutzern und Lizenzen endet. Cloud-Dienste verändern Schnittstellen, Authentifizierungsverfahren und Sicherheitsvorgaben fortlaufend. Unternehmen sollten deshalb auch App-Registrierungen, Berechtigungen, Backup, E-Mail-Archivierung und Drittanbieter-Anbindungen regelmäßig in die technische Wartung einbeziehen.
Eine dokumentierte Übersicht der eingesetzten Microsoft-365-Schnittstellen erleichtert solche Änderungen erheblich. Sie zeigt, welche Prozesse geschäftskritisch sind, welcher Hersteller zuständig ist und wo vor einer Abschaltung Handlungsbedarf besteht.
FAQ zur EWS-Abschaltung in Microsoft 365
Wann wird EWS in Exchange Online abgeschaltet?
Nach dem aktuell veröffentlichten Microsoft-Zeitplan beginnt die stufenweise Deaktivierung am 1. Oktober 2026. Die vollständige und dauerhafte Abschaltung ist für den 1. April 2027 vorgesehen. Die Termine sollten vor einer Migration nochmals anhand der aktuellen Microsoft-Dokumentation geprüft werden.
Betrifft die EWS-Abschaltung jedes Unternehmen mit Microsoft 365?
Nein. Betroffen sind vor allem Anwendungen und Integrationen, die EWS für den Zugriff auf Exchange Online verwenden. Unternehmen sollten daher ihre konkreten Drittanbieter- und Eigenanwendungen prüfen.
Müssen Mitarbeiter Outlook oder Microsoft 365 neu einrichten?
In der Regel nicht. Die Änderung betrifft überwiegend die technische Verbindung zwischen Exchange Online und angebundenen Anwendungen. Je nach Produkt kann jedoch eine erneute Autorisierung durch einen Administrator erforderlich sein.
Ist Microsoft Graph der direkte Ersatz für EWS?
Microsoft Graph ist für viele Szenarien die vorgesehene Microsoft-365-Schnittstelle und die zentrale Migrationsrichtung. Bei speziellen EWS-Funktionen muss aber geprüft werden, ob eine passende Graph-Funktion oder eine andere unterstützte Lösung vorhanden ist.
Sind Microsoft 365 Backup und E-Mail-Archivierung betroffen?
Sie können betroffen sein, wenn die jeweilige Lösung EWS für Exchange Online verwendet. Entscheidend sind Hersteller, Produktversion und technische Anbindung.
Wie lässt sich feststellen, ob EWS im Unternehmen verwendet wird?
Administratoren können die EWS-Nutzung im Microsoft-365-Tenant technisch untersuchen und zusätzlich die Dokumentation der eingesetzten Anwendungen sowie die Angaben der jeweiligen Hersteller prüfen.
Fazit: EWS-Abhängigkeiten vor der Abschaltung identifizieren
Die EWS-Abschaltung betrifft nicht automatisch jede Microsoft-365-Anwendung, kann aber für Backup, Archivierung und Fachanwendungen relevant sein. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig feststellen, welche Systeme noch über EWS auf Exchange Online zugreifen und welchen Migrationsweg der jeweilige Hersteller vorsieht.
Ein IT-Systemhaus kann bei dieser Bestandsaufnahme unterstützen, Microsoft-365-Anbindungen technisch bewerten und notwendige Anpassungen an Backup-, Archivierungs- und Drittanbieter-Lösungen koordinieren. Ziel ist eine planbare Umstellung innerhalb der laufenden Microsoft-365-Administration, bevor eine Schnittstellenänderung zu einer Störung im Betrieb führt.
Quellen und Prüfhinweise
Die Zeit- und Produktangaben wurden mit offiziellen Microsoft-Quellen abgeglichen. Vor Veröffentlichung bzw. Umsetzung sollten aktuelle Termine und technische Vorgaben erneut geprüft werden.
- Microsoft Learn: Deprecation of Exchange Web Services in Exchange Online
- Microsoft Exchange Team: Exchange Online EWS, Your Time is Almost Up
- Microsoft Learn: Exchange Online service description
Über den Autor
Klaus Stüber – Geschäftsführer & IT-Sicherheitsexperte. Er leitet das IT-Systemhaus Stüber Computer in Düsseldorf seit 1992. Schwerpunkte: IT-Sicherheit, DATEV-Systembetreuung und Netzwerktechnik. Fragen? Kontakt aufnehmen.
