DATEV E-Mail-Verschlüsselung ist für Steuerberatungskanzleien keine optionale Sicherheitsmaßnahme — sie ist gesetzlich geboten. Mandantendaten, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse dürfen nicht unverschlüsselt per E-Mail übertragen werden. DATEV bietet hierfür ein eigenes Verschlüsselungssystem, das wir für Kanzleien in Düsseldorf und NRW einrichten und betreuen.
Was ist DATEV E-Mail-Verschlüsselung?
DATEV stellt für Kanzleien und deren Mandanten eine eigene E-Mail-Verschlüsselungslösung bereit — das DATEV-Sicherheitspaket. Es ermöglicht die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails zwischen Kanzlei und Mandant über das DATEV-Netz. Mandanten benötigen dafür keinen eigenen Verschlüsselungsschlüssel — die Kommunikation läuft über das gesicherte DATEV-Portal.
Für die Kommunikation außerhalb des DATEV-Netzes — etwa mit Behörden, Gerichten oder Geschäftspartnern — gibt es zusätzliche Optionen: S/MIME-Zertifikate für die klassische E-Mail-Verschlüsselung und DATEV E-Postbrief als Alternative zum physischen Brief.
DATEV Sicherheitspaket: Was ist enthalten?
- DATEV E-Mail-Verschlüsselung: Verschlüsselte Übertragung zwischen Kanzlei und DATEV-Mandantenportal
- DATEV-Antivirenprogramm: Virenschutz speziell für DATEV-Umgebungen
- DATEV Datensafe: Verschlüsselte Dateiablage für sensible Kanzleidokumente
- DATEV meine Steuern: Direkter digitaler Datenaustausch mit Mandanten über das Portal
E-Mail-Verschlüsselung DATEV einrichten — so funktioniert es
Die Einrichtung der DATEV E-Mail-Verschlüsselung umfasst mehrere Schritte:
- DATEV-Sicherheitspaket aktivieren: Das Paket muss in der DATEV-Lizenz freigeschaltet sein
- Kanzlei-Zertifikat einrichten: Das DATEV-Zertifikat wird auf dem Kanzlei-System installiert und mit dem E-Mail-Programm verknüpft
- Mandanten-Onboarding: Mandanten erhalten Zugang zum DATEV-Portal für den verschlüsselten Datenaustausch
- Outlook-Integration: Das DATEV-Add-in für Outlook wird konfiguriert — verschlüsselte E-Mails lassen sich direkt aus Outlook versenden
- Test und Verifikation: Wir testen die verschlüsselte Übertragung und stellen sicher, dass alle Kommunikationswege korrekt gesichert sind
Warum DATEV E-Mail-Verschlüsselung für Kanzleien Pflicht ist
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten — und dazu zählen alle Mandantendaten — nur auf sicherem Weg übertragen werden dürfen. Unverschlüsselte E-Mails mit Steuererklärungen, Jahresabschlüssen oder Lohnabrechnungen sind ein direkter Verstoß. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI E-Mail-Sicherheit) empfiehlt E-Mail-Verschlüsselung als Grundschutzmaßnahme für alle Unternehmen die mit sensiblen Daten arbeiten.
Für Steuerberatungskanzleien gilt das in besonderem Maß: Mandantendaten stehen unter besonderem Schutz. Selbst erfahrene DATEV Systempartner dokumentieren in der Praxis immer wieder, dass viele Kanzleien die E-Mail-Verschlüsselung zwar kennen — aber noch nicht vollständig eingerichtet haben. Das ist ein vermeidbares Risiko.
DATEV E-Mail-Verschlüsselung vs. S/MIME — was ist der Unterschied?
Das DATEV-eigene Verschlüsselungssystem funktioniert nur im DATEV-Netz — also zwischen Kanzlei und DATEV-Mandantenportal. Für die Kommunikation außerhalb des DATEV-Netzes (Behörden, Gerichte, externe Berater) wird S/MIME-Verschlüsselung benötigt. S/MIME verwendet persönliche Zertifikate, die in Outlook integriert werden.
Wir richten beides ein: DATEV-Verschlüsselung für den Mandantenaustausch und S/MIME-Zertifikate für externe Kommunikation — als IT-Spezialist für DATEV-Kanzleien in Düsseldorf aus einer Hand.
Häufige Fragen zur DATEV E-Mail-Verschlüsselung
Müssen Mandanten eigene Software installieren?
Nein. Mandanten nutzen das DATEV-Portal über den Browser — keine Installation, kein eigenes Zertifikat. Das macht das Onboarding einfach und die Akzeptanz bei Mandanten hoch.
Funktioniert DATEV E-Mail-Verschlüsselung mit Outlook?
Ja. Das DATEV-Add-in für Outlook ermöglicht verschlüsselte E-Mails direkt aus dem gewohnten E-Mail-Programm — für Kanzleimitarbeiter ohne zusätzlichen Aufwand.
Was kostet die Einrichtung der DATEV E-Mail-Verschlüsselung?
Die Einrichtung dauert je nach Kanzleigröße 2–4 Stunden. Wir berechnen unseren Stundensatz — nach einer kostenlosen Erstberatung erhalten Sie ein konkretes Angebot. Rufen Sie uns an: 0211 9779 958
Bieten Sie auch laufenden Support für DATEV-Verschlüsselung?
Ja — Zertifikatsverlängerungen, neue Mitarbeiter einrichten, Mandanten-Onboarding und Troubleshooting gehören zu unserer laufenden DATEV-Systembetreuung.
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